Pourquoi avoir recourt à l'archivage légal électronique ?
L'archivage légal électronique répond à des besoins et obligations légales.
L'archivage légal permet de conserver des données/documents/fichiers électroniques
(documents nativement électroniques ou documents numérisés, scannés) à court ou long terme, afin de rendre les documents accessibles dans le temps et permettre leurs exploitations et/ou leurs utilisations ; Ceci, afin que vous puissiez produire ces documents dans le cadre d'une procédure ou d'une demande des institutions ou administrations officielles.
Qu'est ce que l'archivage légal electronique?
L' archivage légal concerne des moyens utilisés pour conserver électroniquement un document dématérialisé (données/fichiers/documents nativement électroniques ou documents numérisés, scannés) afin de garantir sa sécurité, sa pérennité, et sa non-répudiation. Un document dématérialisé archivé doit pouvoir être restitué à l'identique plusieurs années après sa création.
L'archivage légal électronique va plus loin qu'une sauvegarde sécurisée, ou un simple stockage. L'archivage légal électronique est un système dynamique qui vous permet d'être à la fois en possession de vos documents stratégiques et de savoir qu'en cas de nécessité vous pouvez les produire au même titre que des originaux papiers, autrefois.
Durée légale de conservation de documents électroniques archivés
La durée légale de conservation est la même que celle du document papier archivé .
Cette durée est définie dans un cadre légal en fonction du type de document (facture, bulletin de paie, contrats. …).
Durées légales de conservation de documents pour l'entreprise :
Bulletins de paie |
5 ans |
Documents fiscaux |
6 ans |
Images chèques |
10 ans |
Factures fournisseurs ou clients |
10 ans |
Bons de commande/réception/livraison |
10 ans |
Pièces justificatives de TVA |
10 ans |
Courriers commerciaux |
10 ans |
Pièces comptables |
10 ans |
Contrats commerciaux |
30 ans |
Contrats d'assurance |
30 ans |
Ordres de Bourse |
5 ans |
Vous pouvez retrouver ces durées dans le code du commerce et le code civil.
Pour vous prémunir en cas de perte ou de vol :
Vous pouvez également, par mesure de sécurité et pour vous prémunir en cas de perte ou vol, déposer dans votre e-coffre ArchivesLegalSolutions, des copies de documents tels que :
- Cartes d'identité
- Permis de conduire
- Passeports
- Livret de famille
- Contrat de mariage
- Jugements divers
- Actes de successions, dispositions testamentaires, acte de donation,...
- Contrats d'assurances : habitation, automobile,…
- Titres de propriété ou de locations, ….
- Contrats d'architectes, d'artisans…
- Divers éléments de santé : Carnets, images, ordonnances,.....
- Factures et photos de vos achats importants : en cas de cambriolage les expertises en seront largement simplifiées
- Justificatifs divers, .....
- ............................
- Elements confidentiels que vous désirez préserver
Beaucoup des éléments constitutifs de votre vie quotidienne, seront ainsi préservés et classés et pourront le moment éventuel et/ou nécessaire, être produits auprès des autorités concernées .
Temps de conservation pour le particulier : le saviez vous ?
Factures
- Gaz, électricité, eau : 5 ans (article 2277 du Code civil).
- Téléphone : 1 an à partir du jour de paiement (article L.146 du code des P&T).
- Biens de consommation : 2 ans (article 2272 du Code civil). Sans limitation de durée pour les objets coûteux (justificatif vis-à-vis de l'assureur).
Honoraires
- Huissiers : 1 an .
- Avocats, avoués, médecins, chirurgiens-dentistes : 2 ans .
- Notaires : 5 ans (articles 2272 et 2273 du Code civil).
Banque
- Chèques : 10 ans au minimum.
Les banques et La Poste gardent les relevés de compte pendant dix ans. Mais les particuliers ont intérêt à les conserver plus longtemps. En cas de litige pécuniaire avec un tiers, talons de chèques, tickets de paiement par carte et relevés de compte constituent un commencement de preuve.
- Crédits à la consommation : 2 ans après la dernière échéance de remboursement (article 27 de la Loi du 10 janvier 1978).
- Crédits immobiliers : 10 ans après la dernière échéance.
- Crédits professionnels : 10 ans après la dernière échéance.
Santé
- Carte vitale : En principe conservation durant toute la vie de l'individu même si un renouvellement des cartes sera probablement opéré durant sa vie.
- Sécurité sociale : 2 ans pour les décomptes de remboursements de soins, avis d'arrêt de travail, certificats de grossesse, bulletins de versement d'allocations familiales. Ordonnances et feuilles de maladie sont soumises au même délai de prescription et passé deux ans, vous perdez le droit au remboursement des prestations auxquelles elles correspondent.
- Dossiers médicaux : sans limitation de durée
Impôts
- Impôt sur le revenu : 4 ans pour votre feuille d'imposition et toutes les pièces donnant droit à déduction (contrats d'assurances, justificatifs de frais de gardes, etc.). En effet, les services fiscaux peuvent réparer les omissions ou insuffisances d'imposition jusqu'à la fin de la troisième année qui suit l'année concernée.
- Taxes d'habitation et foncières : 1 an pour les avis de recouvrement (article L173 du Livre des procédures fiscales).
- Quittance de redevance TV : 3 ans à partir de la date de mise en recouvrement (décret 91-304 du mars 1992).
Assurance
- Contrats et avenants : toute la période de validité .
- Quittances : 2 ans (article L114/1 Code des assurances).
- Dossier d'accidents corporels : sans limitation de durée .
- Demande de résiliation : 2 ans . Gardez l'accusé de réception de la lettre adressée à votre assureur, ainsi que son double.
- Factures des objets de valeur : sans limitation de durée . Justificatifs en cas de vol ou d'incendie.
- Factures de garagiste : tant que vous possédez le véhicule . Mais aussi à posteriori pour prouver l'état de la voiture avant la vente.
Maison
- Titre de propriété : sans limitation de durée .
- Copropriété : 10 ans pour les décomptes des charges et les correspondances avec le syndic.
- Contrat d'architecte : 10 ans à compter de la date de réception des travaux pour les dommages et malfaçons.
- Locations : pendant toute la durée du bail et cinq ans après son expiration le bailleur et le locataire doivent conserver contrat, caution, état des lieux, quittances de loyer, factures de travaux d'amélioration justificatifs des charges d'entretien, actes d'huissier? (article 2277/1 du Code civil). pendant toute la durée du bail et cinq ans après son expiration le bailleur et le locataire doivent conserver contrat, caution, état des lieux, quittances de loyer, factures de travaux d'amélioration justificatifs des charges d'entretien, actes d'huissier? (article 2277/1 du Code civil).
Emploi
- Salariés : jusqu'à la retraite pour les contrats de travail, bulletins de salaires, avis de paiement d'allocations de chômage, notifications d'arrêts de travail et bordereaux d'indemnités de Sécurité sociale, décomptes annuels de points.
- Non salariés : jusqu'à la retraite pour les appels à cotisation. Les pièces varient selon les professions.
- Retraités : sans limitation de durée pour l'accusé de réception du dossier de demande de retraite, le bordereau de reconstitution de carrière et les documents d'attribution de pension.
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